辽宁省沈阳药科大学教育基金会档案管理制度

第一条 为了加强辽宁省沈阳药科大学教育基金会（以下简称基金会）的档案管理，充分发挥档案资料的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》和《辽宁省沈阳药科大学教育基金会章程》等相关规定，结合工作实际，特制定本制度。

第二条 基金会档案是基金会筹备、成立以及活动情况的历史记录，是基金会工作的基础，是基金会工作查考和理论研究的依据。也是沈阳药科大学档案的重要组成部分。

第三条 基金会根据实际情况，明确由承办人员负责基金会材料的收集、整理，立卷后移交档案管理人员归档和管理。

第四条 基金会的档案资料主要分为文书档案资料、项目档案资料和会计档案资料，均须按年度分别立卷、分类成册。

第五条 基金会办公室负责文书档案和项目档案的收集、整理和管理，基金会财务部分负责会计档案的整理、归档和管理。

第六条 基金会的文书档案主要包括：上级机关印发、基金会制发或工作中行成的，具有查考价值的各种文件资料。

1．基金会申请成立登记、变更登记、注销登记过程中所形成的文字资料；

2.基金会年度检查资料；

3.会议文件、纪要、记录，会议决议；

4．规定、制度、办法等；

5.预决算报告、统计报表、调查材料等。

第七条 基金会的项目档案具体包括：

1.与基金会洽商捐赠事项的往来信函、信件等；

2.与基金会签订的合同、捐赠协议书、捐赠意向书等；

3.捐赠登记表、项目申报材料、完成材料和评估材料。

第八条 基金会的会计档案主要包括会计核算和财务管理的资料，如会计账册、报表、审计报告等。

第九条 基金会工作人员应将归档的文件资料按规定分类、整理、装订、保存，并编制索引。

第十条 基金会档案材料建档后，要随时整理归档，随时补充新的内容，以保证基金会档案的齐全完整，准确无误。

第十一条 建立基金会档案借阅制度，严格执行保密制度。借阅档案必须履行一定的批准和登记手续。基金会资料原则上不外借。外单位利用时，须凭单位（部门）介绍信，经本基金会领导批准后，办理借阅手续，方可查阅。

第十二条 本制度由辽宁省沈阳药科大学教育基金会负责解释。

第十三条 本制度自公布之日起执行。